Richtlinie Whistleblowing
LeaseForce AG
Richtlinie Whistleblowing
Wir schützen Hinweisgeber
Die Aufmerksamkeit unserer Mitarbeiter und Partner ist ein wichtiges Element unserer guten Unternehmensführung. Wir begrüßen das sogenannte „Whistleblowing“ als Schutz unserer Geschäftstätigkeit. Im Einklang mit den Unternehmenswerten: Transparenz, Rechtschaffenheit und Sorgfalt unterstützt LeaseForce das neue Hinweisgeberschutzgesetz in vollem Umfang.
Wir betrachten Meldungen der Mitarbeiter und Partner als ein wertvolles Korrektiv und als einen bedeutenden Beitrag bei der Prüfung, Absicherung und Verbesserung unserer Geschäftsabläufe. Auf Basis von Ehrlichkeit, Vertrauen und Vertraulichkeit bietet LeaseForce allen Hinweisgebern rechtskonforme Wege, um auf Regelverstöße aufmerksam zu machen. Auf dieser Grundlage laden wir Hinweisgeber ein, sich mit ihren Anliegen gerne an unsere Meldestelle zu wenden.
Die Einzelheiten dazu werden im Folgenden erläutert.
Ziel
Auf Grund der Inkraftsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) zum 02. Juli 2023 ist die LeaseForce verpflichtet, einen entsprechenden Meldeprozess sowie eine Bearbeitungsstelle einzurichten.
Ziel des HinSchG ist der Schutz der Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese melden. Das HinSchG verbietet jegliche Repressalien gegenüber hinweisgebenden Personen (Whistleblower) und verpflichtet Unternehmen, sichere Kanäle für die Meldung von Missständen einzurichten.
Wer kann Hinweisgeber sein?
Hinweisgeber / Whistleblower sind Personen, die Informationen über Verstöße melden oder offenlegen. Er umfasst alle Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben. Hierunter zählen insbesondere:
- Arbeitnehmer (auch Arbeitnehmer, deren Arbeitsverhältnis bereits beendet ist), Stellenbewerber, Praktikanten, Leiharbeitnehmer
- Selbstständige (die Dienstleistungen erbringen), Freiberufler, Auftragnehmer, Unterauftragnehmer, Lieferanten und deren Mitarbeiter
- Anteilseigner und Personen in Leitungsgremien
Darüber hinaus werden auch Personen geschützt, die die hinweisgebende Person unterstützen sowie Personen, die zwar nicht selbst die Meldung erstatten, aber Gegenstand der Meldung oder sonst von der Meldung betroffen sind.
Wie wird der Hinweisgeber geschützt?
Das HinSchG will hinweisgebende Personen dazu ermutigen, auf Missstände in Unternehmen und Behörden aufmerksam zu machen. Daher genießen hinweisgebende Personen umfangreichen Schutz vor Repressalien. Ihnen kommt eine Beweislastumkehr zugute; sie können gegebenenfalls Schadensersatzansprüche geltend machen und genießen Haftungsprivilegien:
- Zentrales Element ist das in § 36 Abs. 1 HinSchG verankerte Verbot von Repressalien; sie sind nicht nur verboten, sondern werden auch mit hohen Bußgeldern geahndet. Verboten sind insbesondere: Suspendierung, Kündigung, Herabstufung oder das Versagen einer Beförderung, Nötigung, Einschüchterung, Mobbing, Aussetzung oder die Nichtverlängerung von befristeten Arbeitsverträgen, Rufschädigung, negative Leistungsbeurteilung, etc.
- Zugunsten der geschützten Person enthält das HinSchG in § 36 Abs. 2 eine Beweislastumkehr, um die Durchsetzbarkeit von Ansprüchen gegen Repressalien zu verbessern. Künftig wird also der Arbeitgeber darlegen und beweisen müssen, dass etwa zwischen einer Kündigung eines Mitarbeiters und einer vorhergehenden Meldung durch den Mitarbeiter keinerlei Verbindung besteht.
- Bei einem Verstoß gegen das Repressalienverbot hat die hinweisgebende Person nach § 37 Abs. 1 HinSchG einen Anspruch auf Schadensersatz. Für diesen Fall müssen aber die Voraussetzungen gem. § 2 HinSchG erfüllt sein. Immateriellen Schadensersatz (Schmerzensgeld) kann die hinweisgebende Person jedoch nicht verlangen.
Ein Schutz für Hinweisgeber besteht aber nicht, wenn es sich um eine vorsätzliche oder grob fahrlässige Falschmeldung handelt. In solchen Fällen ist der bösgläubige Hinweisgeber nach § 38 HinSchG sogar zum Ersatz des dadurch entstehenden Schadens verpflichtet.
Welche Verstöße können gemeldet werden?
Der unter § 2 HinSchG geregelte Schutzbereich ist sehr weit gefasst. Hinweisgebende Personen genießen den Schutz des HinSchG, wenn sie nachfolgende Verstöße melden:
- Verstöße gegen Strafvorschriften nach deutschem Recht,
- Verstöße, die Bußgeldbewehrt sind, soweit sie dem Schutz von Leben, Leib, Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigte sowie ihrer Vertretungsorgane dient (Verstöße u. a. gegen Arbeits- und Gesundheitsschutz oder Mindestlohngesetz) sowie
- alle Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes, der Länder sowie unmittelbar geltende EU-Rechtsakte (u. a. Bekämpfung der Geldwäsche, Verkehrssicherheit, Umwelt- und Strahlenschutz oder Datenschutz und Sicherheit der Informationstechnik).
Eine Voraussetzung gemäß §3 Absatz 3 HinschG hierfür ist immer, dass sich die Verstöße auf den Beschäftigungsgeber, die LeaseForce, oder eine andere Stelle beziehen müssen, mit dem oder mit der die hinweisgebende Person selbst in beruflichem Kontakt stand oder steht.
Welche Meldekanäle gibt es bei der LeaseForce?
Der Hinweisgeber hat die Möglichkeit seine Meldung über einen der nachfolgend aufgeführten Meldekanäle abzugeben:
Meldekanäle:
- Textform
Bei der LeaseForce können die Hinweisgeber gerne ihre Meldungen in Textform abgeben. Hierzu besteht die Möglichkeit eine E-Mail an die eigens dafür eingerichtete Adresse
oder einen Brief an nachfolgende Adresse zu senden:
LeaseForce Vertriebs AG
Hinweisgeber-Meldestelle
Flößergasse 4
81369 München
Sollte der Hinweisgeber Wert auf eine anonyme Meldung legen, so ist dies auf nachfolgender Art und Weise möglich:
- auf dem ausreichend frankierten Brief schreiben Sie keinen Absender drauf.
- Für die Abgabe per E-Mail besteht die Möglichkeit zur Einrichtung einer einmaligen E-Mail-Adresse (sog. Wegwerf-E-Mail-Adressen), d. h. diese wird umgehend nach Versand oder nach Ablauf von einigen Stunden gelöscht. Hierfür gibt es u. a. folgende Anbieter: Spoofmail.de; Byom.de; Trash-Mail.com oder Müllmail.com.
Sollte der Hinweisgeber eine anonyme Meldung abgegeben haben, so ist in beiden Fällen (einmalige-E-Mail-Adresse und Brief) mitzuteilen, wie oder wohin die Rückmeldung zu senden ist.
2. Mündliche Form
Für den Fall, dass der Hinweisgeber seine Meldung gerne in mündlicher Form abgeben möchte, weil z. B. der Fall zu kompliziert ist und der Fall mündlich besser geschildert werden kann als dies in Textform möglich wäre, so kann die Meldung direkt an den Meldestellen-Beauftragten unter der Telefon-Nummer 089 / 46 26 178-17 abgegeben werden.
3. Persönlicher Weise
Auf Wunsch des Hinweisgebers kann auch die Meldung in einem persönlichen Treffen abgegeben und besprochen werden. Hierzu ist es erforderlich einen Termin unter der Telefon-Nummer 089 / 46 26 178-17 (Meldestellen-Beauftragter) zu vereinbaren.
Welche Bearbeitungsfristen gibt es bei der LeaseForce?
Gemäß § 17 HinSchG bestätigt die LeaseForce innerhalb von sieben Tagen dem Hinweisgeber den Eingang der Meldung. Spätestens drei Monate nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung, informiert die LeaseForce den Hinweisgeber über geplante oder bereits ergriffene Folgemaßnahmen sowie die Gründe dafür.
Dokumentation, Datenaufbewahrung, Datenschutz, Sonstiges
1. Alle eingehenden Meldungen werden entsprechend § 11 HinSchG im Einklang mit den Vertraulichkeitspflichten dokumentiert.
2. Die Dokumentationen werden drei Jahre nach Abschluss des Meldeverfahrens gelöscht. Ausnahmsweise können die Dokumentationen auch länger als drei Jahre aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach dem HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.
3. Es bleibt hinweisgebenden Personen unbenommen, sich an eine weitere Meldestelle (BaFin, BMJ) zu wenden, wenn einem an die LeaseForce AG direkt gemeldetem Verstoß nicht abgeholfen werden konnte.
4. Im Hinweisgebersystem werden personenbezogene Daten verarbeitet. Bei der LeaseForce werden alle rechtlichen Vorschriften des Datenschutzes eingehalten; so werden alle personenbezogenen Daten, sowohl die des Hinweisgebers als auch etwaiger beschuldigter Personen, im Einklang mit der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO-EU) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) verarbeitet.
